Kokousmatkat ovat monelle työntekijälle pieni lisä ja mahdollisuus irtautua työpaikan puuduttavasta, samankaltaisesta päiväjärjestyksestä. Kokousmatkat voivatkin olla todella antoisia ja piristää työtehoa, sekä mielialaa huimasti. Kokousmatkoja suunnitellessa kannattaa kuitenkin muistaa ottaa huomioon yrityksen arvot, majoitukseen ja matkailuun liittyvät erityisvaatimukset, sekä tottakai yrityksen budjetti. Kokonaisuutta ajatellessa kannattaa myös tiedustella työntekijöiden toiveita ja mielipiteitä, jotta varmistetaan toimivuus ja sujuvuus.
Majoitus ja sen sijainti
Majoitus kannattaa suunnitella hyvien kulkuyhteyksien varrelle. Näin sekä majoitukseen saapuminen, että sieltä kokouspaikalle saapuminen on helppoa. Tottakai taksi on mahdollinen vaihtoehto budjetin salliessa. Suurimmissa kaupungeissa, kuten Tampere, Turku, Oulu ja Helsinki hotelli on hyvin todennäköisesti joukkoliikenteen kannalta hyvin tavoitettavissa, joten tämän ei pitäisi muodostua ongelmaksi. Majoituksen kanssa kannattaa myös huomioida lähtö-, ja tulopäivä, sekä ajankohta, jotta saapuminen ja lähtö sujuu helposti.
Liput ja niiden varaaminen
Liput kannattaa varata hyvissä ajoin, jotta esimerkiksi työntekijöillä on mahdollisuus tietää aikataulut hyvissä ajoin etukäteen. Myös matkaliput suuremmissa erissä ja ryhmäliput on helpompi järjestää hyvissä ajoin, kun muut matkustajat eivät vielä ole varanneet omia paikkojaan. Näin työntekijät voivat suuremmalla todennäköisyydellä olla samassa tilassa tai esimerkiksi samassa vaunussa koko matkan ajan.
Osa yhtiöistä myös myy lippuja edullisemmin reippaasti etukäteen hankittuna. Näin yritys säästää rahaa ja mahdollisesti tämä säästynyt raha voidaan käyttää työntekijöiden kestitsemiseen tai vaikka muuhun virkistyskäyttöön.
Ruokaileminen kokousmatkan aikana
Usein työntekijöille kannattaa järjestää ruokailu keskitetysti. Myös isommille ryhmille kannattaa varata ruokailu hyvissä ajoin, jotta varmistetaan jokaisen mahtuvan samaan ravintolaan. Ruokailun hankkiminen keskitetysti on myös hyvä keino säästää yrityksen rahoja, koska usein isompien seurueiden syöminen samalla kertaa tulee edullisemmaksi ja yritykselle tarjotaan listahintoja halvempia alennushintoja.